Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (deel 1 van 2)

Onlangs is de Wet Incassokosten (WIK) in werking getreden. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop u uw cliënten moet benaderen als zij uw factuur niet op tijd betalen.

De drie meest in het oog springende verandering is de verplichte kosteloze betalingsherinnering of aanmaning met:

1) een betalingstermijn van 14 dagen;
2) de vermelding dat incassokosten in rekening zullen worden gebracht;
3) de hoogte van die incassokosten.

Met name de vermelding van de hoogte van de incassokosten zal extra werk voor u meebrengen. Om de hoogte van de incassokosten te berekenen, kunt u gebruik maken van de ‘incassocalculator.xls’ op mijn website of naar www.incassokostenberekenen.nl gaan.

Om te voldoen aan de vereisten van de WIK zou u in een van uw betalingsherinneringen een passage kunnen opnemen met de volgende strekking:

“Wij verzoeken u het openstaande bedrag alsnog binnen 14 dagen na vandaag aan ons te betalen. Als wij het openstaande bedrag niet binnen 14 dagen na vandaag hebben ontvangen, dan zijn wij gerechtigd u een bedrag van € [bedrag] aan incassokosten in rekening te brengen en bent u ons de wettelijke rente verschuldigd over het gehele openstaande bedrag vanaf de vervaldatum van de factuur.”
Indien u uw cliënten geen BTW in rekening kunt brengen, dan dient u tevens een passage op te nemen met de volgende strekking:

“De BTW over de hierboven genoemde incassokosten kunnen wij niet verrekenen. Dit betekent dat, als wij onze vordering uit handen geven, de incassokosten zullen worden verhoogd met een percentage dat gelijk staat aan de te berekenen BTW.”

Wet Incassokosten (WIK)
De WIK is in werking getreden per 1 juli 2012 en geldt voor:
• betalingsachterstanden van consumenten;
• betalingsachterstanden van zakelijke klanten waarmee geen schriftelijke afspraken over incassokosten zijn gemaakt;
• betalingsachterstanden die zijn ontstaan vanaf 1 juli 2012;
• (buitengerechtelijke) incassokosten.

De WIK geldt niet voor:
• betalingsachterstanden van zakelijke klanten waarmee schriftelijke afspraken over incassokosten zijn gemaakt (bijv. algemene voorwaarden of overeenkomst);
• betalingsachterstanden die al bestonden op 1 juli 2012.

Wat verandert er met de WIK?
Na het verstrijken van de oorspronkelijke betalingstermijn moet in het vervolg kosteloos een herinnering of aanmaning worden gestuurd met een betalingstermijn van 14 dagen om alsnog te betalen. Deze aanmaning moet de vermelding bevatten dat na die 14 dagen incassokosten in rekening zullen worden gebracht en ook de hoogte van die incassokosten.

NB:
• Als de incassokosten niet in de aanmaning worden genoemd, dan kan daarop later geen aanspraak worden gemaakt!
• De termijn van 14 dagen gaat pas in op het moment van ontvangst van de aanmaning. Het kan daarom verstandig zijn de aanmaning aangetekend te versturen.

Maximale incassokosten
De betalingsachterstand is de basis voor de berekening van de incassokosten. Daarbij geldt een wettelijke bovengrens, ongeacht eventuele andersluidende bepalingen in algemene voorwaarden of overeenkomst. Het in rekening brengen van incassokosten onder het maximum is uiteraard toegestaan.

Incassokosten volgens staffel
De incassokosten kunnen worden berekend door een percentage van de achterstand te nemen. Het percentage is gestaffeld. Omdat het meestal niet over hele hoge bedragen gaat, heb ik alleen de eerste twee staffels (van in totaal 6 staffels) genoemd:

• tot € 2.500,= bedraagt het percentage 15% (met een minimum van € 40,=);
• over het meerdere van € 2.500,= tot € 5.000,= bedraagt het percentage 10%.

Het volledige overzicht van staffels en bijbehorende bedragen stuur ik u graag toe als u mij daarover een E-mailbericht zendt!

Meerdere betalingsachterstanden
Als er sprake is van meerdere niet betaalde facturen waarvoor nog geen kosteloze aanmaning is gestuurd, dan moeten de bedragen van de openstaande facturen bij elkaar worden opgeteld. Over het totaalbedrag kunnen de incassokosten worden berekend. Voor de totale achterstand dient dan één aanmaning te worden gestuurd met een be-talingstermijn van 14 dagen.
Worden nieuwe facturen vervolgens ook niet betaald, dan kunnen voor die volgende facturen, uiteraard na de verplichte kosteloze aanmaning, opnieuw incassokosten in rekening worden gebracht.

Achterstand deels betaald
Als een deel van de achterstand binnen 14 dagen na de kosteloze aanmaning wordt betaald, dan mogen uitsluitend over het restant incassokosten in rekening worden gebracht.

BTW
Indien u voor uw werkzaamheden niet BTW-plichtig bent en BTW dus niet kunt verrekenen, dan dient u in de kosteloze aanmaning te vermelden dat de incassokosten zullen worden verhoogd met BTW.

Wat blijft hetzelfde?

Opbouw incassokosten
De opbouw van de incassokosten mag u zelf blijven bepalen. Noemt u het liever administratiekosten, dan mag dat ook. U mag de incassokosten ook stapsgewijs in rekening brengen, mits het totaalbedrag maar niet boven het maximum uitkomt.

Gewone herinnering
Het blijft toegestaan om, voordat u gaat aanmanen, eerst een ‘gewone’ herinnering (zonder kosten) te sturen. Denkt u er wel aan dat u dan in het vervolg nog rekening moet houden met de verplichte kosteloze aanmaning en een betaaltermijn van 14 dagen.

De nieuwe incassoprocedure
1. u stuurt een factuur;
2. de factuur wordt niet op tijd betaald;
3. u stuurt een herinnering (zonder kosten) ;
4. u stuurt de verplichte aanmaning met daarin genoemd de incassokosten;
5. u stuurt een ingebrekestelling (optioneel);
6. u geeft uw vordering uit handen.

Uw vordering uit handen
Zodra u uw vordering aan Breunissen Vroegop uit handen geeft, brengen wij uw klant de incassokosten uit uw verplichte kosteloze aanmaning conform de staffel in rekening en proberen wij ook deze incassokosten te incasseren.

Voor onze werkzaamheden brengen wij u een incassoprovisie in rekening van 10% met een minimum van € 40,00 en maximaal de conform de staffel in rekening gebrachte incassokosten (excl. BTW).
Grondslag voor de berekening van de incassoprovisie is het geïncasseerde bedrag minus de gemaakte kosten.

Hulp nodig?
Heeft u hulp nodig met het automatiseren of aanpassen van uw facturen?
Neem dan gerust contact op via de contactpagina.

Met dank aan: Breunissen Vroegop Gerechtsdeurwaarders Incasso