Boekhouden:

Zelf doen of toch laten doen?

Veel ondernemers brengen hun administratie onder bij hun accountant. De administratie wordt in een financieel programma ingeboekt, waarna de accountant de jaarrekening kan samenstellen. Het inboeken van de administratie in een financieel pakket kunt u als ondernemer eventueel ook zelf. Waar moet u aan denken?

Inzicht

De belangrijkste reden om dit zelf te willen doen, is dat u meer inzicht wilt krijgen in uw financiële administratie. Tijdens het boeken ziet u alle nota’s nog een keer voorbij komen. Vanuit het boekhoudprogramma kunt u overzichten genereren. In sommige programma’s kunt u ook eenvoudig liquiditeitsoverzichten maken. Belangrijk is dan wel dat u bij bent met het verwerken van de administratie. Als u maar één keer per jaar de administratie inboekt, vergroot dit uw inzicht maar minimaal. Daarnaast kan uw accountant bij het regelmatig verwerken van uw boekhouding u tussentijdse overzichten aanbieden, waarop u uw beleidskeuzes kunt maken.

Kostenbesparing

Een andere reden kan de besparing van administratiekosten zijn. Die besparing hangt sterk af van de kwaliteit van uw inboekwerk. Hoe meer aanpassingen de accountant moet doen, des te kleiner het voordeel wordt. Ook hangt het voordeel af van de kosten die u voor het financiële pakket moet betalen. Daarnaast hebt u soms administratieve vragen aan uw accountant en moet hij -bij sommige pakketten- daarvoor de administratie eerst inlezen. In de praktijk wordt per saldo vaak geen besparing gerealiseerd door de genoemde kosten voor het zelfboeken.

Affiniteit

De laatste, niet onbelangrijke, reden is dat u het leuk vindt om zelf uw financiële administratie te voeren. Als u hier geen affiniteit mee hebt, kunt u er beter niet aan beginnen. U kunt dan meer verdienen door de bespaarde tijd in uw bedrijf te investeren. Het is uiteraard niet vreemd dat de kwaliteit van het inboekwerk minder goed is, doordat u het eigenlijk helemaal niet leuk vindt om zelf te boeken.

Welk pakket past bij u?

Bij boekhoudprogramma’s heeft u de keuze om online te werken of om een programma op uw computer te installeren. Bij online programma’s betaalt u veelal een vast bedrag per maand. U beschikt automatisch over de nieuwste versie van het programma. Uw accountant kan eventueel op afstand met u meekijken. Bij een programma op uw eigen computer betaalt u aanschafkosten en vervolgens veelal een onderhoudsbedrag per jaar. Uw administratie staat op uw eigen computer in plaats van op internet. Een back-up moet u zelf maken. Het overzicht van de geboekte facturen stuurt u naar uw accountant als hij met uw administratie aan de slag gaat. Uw accountant leest deze administratie vervolgens in.

Wensenlijstje

Naast de keuze voor een online programma of een programma op uw eigen computer, dient u zichzelf onder meer de volgende vragen te stellen:
• Kan ik de gewenste informatie uit het programma halen?
• Kan ik de bankmutaties of declaraties die ik met andere software heb gemaakt direct inlezen?
• Wil ik betaalbestanden aanmaken vanuit de boekhoudsoftware?
• Met welke programma’s kan ik het gemakkelijkst informatie uitwisselen met mijn accountant?
• Wat kosten de verschillende opties?

Wat zijn de voordelen van uitbesteden?

Zelf uw administratie voeren kost tijd. Tijd die u als ondernemer niet meer kunt gebruiken voor uw klanten. Daarnaast wordt van u kundigheid en affiniteit verwacht. Uw administratie moet namelijk wel gedegen zijn. Door uw administratie aan uw accountant uit te besteden, neemt u meteen een financieel kundige sparringpartner in huis.

Wat zijn de voordelen van Factuur op Maat?

Met de maatwerksoftware van Factuur op Maat krijgt u een programma waarmee u eenvoudig offertes en facturen kunt maken EN waarmee u overzicht houdt over de nog openstaande facturen en de omzet tot nu toe.
Uitwisseling met andere programma’s is ook mogelijk door het exporteren van het kwartaal- of jaaroverzicht. Het overzicht geeft u aan uw accountant, waarmee kan hij eenvoudig de jaarrekening opstelt.

Hulp nodig?

Heeft u hulp nodig met het automatiseren of aanpassen van uw facturen?
Neem dan gerust contact op via de contactpagina.

Geschreven door Rohalt Janssens, Bureau Vaktechniek, Accountancy Alfa Accountants en Adviseurs.